未払い回収率90%超！LINEで実現する段階的な支払いリマインダー自動化

田辺さん、請求書を送ったのに支払ってもらえないケースって、悪意があるわけじゃないんですか？

実は未払いの70〜80%は単純な「忘却」や「後回し」が原因です。悪意を持って支払わないケースは意外と少ない。請求書が届いたときは「あとで振り込もう」と思うんですが、日々の忙しさで忘れてしまう。メールで請求書を送っても、受信トレイの奥に埋もれてしまうんです。

私も実は振込を忘れていて焦ったことがあります。悪気はないんですけど、気づいたら期限が過ぎていて……。

そうなんです。だからこそ適切なタイミングで「やさしくリマインドする」仕組みが重要なんです。電話で督促されると「催促された」とネガティブに感じますが、LINEで「お支払い期限が近づいております」と通知が届く分にはストレスが少ない。お互いにとって負担の少ない方法です。

リマインダーってどんなタイミングで送ればいいんですか？毎日送ったらさすがにウザがられますよね。

効果的なのは4段階のリマインダーです。第1段階は支払い期限の3日前。「お支払い期限が○月○日です。お忘れなきようお願いいたします」と穏やかなトーンで。この段階で約40%の人が支払ってくれます。

第2段階は期限当日。「本日がお支払い期限です」と、やや明確に伝えます。ここでさらに30%が支払います。第3段階は期限超過3日後。「お支払い期限を過ぎておりますが、お振込みはお済みでしょうか？」と確認のトーン。第4段階は期限超過7日後で、「ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください」とサポートの姿勢を見せます。

段階が進むにつれてトーンが変わるんですね。でも全部丁寧な文面なのが良いですね。高圧的にならないのは大事だと思います。

その通りです。催促ではなく「リマインド」というスタンスを徹底するのがポイントです。高圧的なメッセージは顧客関係を壊します。この4段階で合計90%以上の回収率を達成しているクライアントが複数います。

4段階のリマインダーを手動で管理するのは大変ですよね。ToolsBoxではどう設定するんですか？

ToolsBoxでは請求日をトリガーにしたシナリオで自動化します。請求情報を登録する際に支払い期限をカスタムフィールドに保存します。その日付を基準に「3日前」「当日」「3日後」「7日後」のアクションを設定するだけです。

重要なのは「支払い済みフラグ」との連動です。途中で支払いが確認できたら、以降のリマインダーは自動で停止されます。支払い済みの人に「まだですか？」と送ってしまったら信頼を損ないますからね。ToolsBoxではカスタムフィールドの値変更をトリガーにできるので、支払い済みフラグが立った瞬間にシナリオを終了させる設定ができます。

支払い済みの人にリマインドが飛ばないのは必須ですよね。自動停止できるなら安心です。

文面の書き方にコツはありますか？督促っぽくなりすぎるのは避けたいです。

3つのルールを守ると良いです。1つ目は「感謝から始める」。「いつもありがとうございます」で始まるメッセージは、相手の心理的ハードルを下げます。2つ目は「支払い方法を明記する」。振込先や支払いリンクをメッセージに含めることで、「あとで調べよう」を防ぎます。

3つ目は「問い合わせ先を添える」。金額や内容に疑問がある場合に連絡しやすくすることで、「よく分からないから放置」を防ぎます。ToolsBoxにはこれらのルールに沿った業種別の文面テンプレートが用意されているので、そのまま使っても、アレンジしても構いません。

テンプレートがあるのは助かりますね。自分で一から文面を考えるのって、特に督促系は言葉選びが難しいですから。