イベント集客を自動化！申込から当日まで手間いらずの仕組み作り

田辺さん、前職のアパレルでも新商品のお披露目会をやってたんですけど、集客が本当に大変でした。いつも手動で一人ひとりに連絡してたので…。

それは大変でしたね。イベント業務の自動化は「集客」「受付管理」「当日運営」「アフターフォロー」の4フェーズに分けて考えます。まず集客ですが、LINE公式アカウントを活用すれば劇的に効率化できます。

LINEで集客ってどうやるんですか？メッセージで告知するだけですか？

告知だけでは集客率は上がりません。3段階の告知戦略を使います。第1弾：予告配信（2週間前）。「来月○○イベントを開催予定です。詳細は近日公開！」と予告して期待感を醸成する。第2弾：詳細告知＋申込開始（1週間前）。内容と申込フォームのリンクを配信。第3弾：残枠告知（3日前）。「残り○席です」と緊急性を演出する。

しかもこの3段階の配信を、ToolsBoxのセグメント機能で「イベントに興味がありそうなお友だち」だけに絞って送ることで、配信コストを抑えつつ高い参加率を実現できます。過去のイベント参加者や、関連するタグがついたお友だちに限定して配信するのが効果的です。

申込はどうやって受け付けるのがいいですか？Googleフォームとかですか？

Googleフォームでもできますが、LINEと連携したフォームを使うのが最適解です。理由は、申込と同時にLINEの友だちにタグが自動で付与されるので、参加者へのリマインドや当日の連絡をLINE経由で自動送信できるからです。

ToolsBoxのフォーム機能を使えば、申込フォーム→自動返信→タグ付与→リマインドシナリオ開始という一連の流れがワンストップで構築できます。Googleフォームだと申込者リストを手動で確認して、リマインドのメッセージも手動で送る必要があります。この差は参加者が10人なら何とかなりますが、50人、100人になると手動では破綻します。

申込と同時にリマインドの仕組みが動き出すってことですか？それはすごく楽ですね！

無料イベントで半分しか来ないんですか！せっかく準備したのに…。リマインドって何回くらい送ればいいんですか？

理想的なリマインドスケジュールは4回です。3日前：「参加確定のご確認」。日時と会場の情報をもう一度送り、キャンセルの場合は連絡をもらう。前日：「明日お待ちしています」。持ち物や注意事項とともに、ちょっとしたワクワク感を演出する一言を添える。

当日朝：「本日です！」。会場までのアクセス情報とGoogleマップのリンクを送る。開始1時間前：「間もなく開始です」。「会場でお待ちしております」と最後の一押し。この4回のリマインドをToolsBoxのシナリオ機能で自動設定しておけば、あなたが何もしなくても参加者に自動でリマインドが届きます。

4回も手動で送るのは大変ですけど、自動なら全然負担にならないですね。

当日の受付って、名簿にチェックつけてく感じですか？紙の名簿は受付に人手がいるし、面倒ですよね。

紙の名簿は卒業しましょう。QRコードを使ったデジタル受付がおすすめです。参加者のLINEにイベント当日、QRコード付きのメッセージを自動送信する。会場ではそのQRコードをスマホで読み取るだけで受付完了。誰が来て誰が来ていないかがリアルタイムで分かります。

さらに受付と同時に「参加済み」のタグが自動で付与されるので、アフターフォローの対象者が自動で選別されます。来た人と来なかった人で別々のフォローメッセージを送ることも可能です。

イベントが終わったあとのフォローも自動化できるんですか？

むしろアフターフォローこそ自動化の真価が発揮される場面です。イベント翌日に参加者全員に「昨日はご参加ありがとうございました」のお礼メッセージを自動送信。同時に簡単なアンケートフォームのリンクを送って感想を集める。そしてアンケートの回答内容に応じて、興味があるサービスの情報を追加で送る。

例えばセミナー後のアンケートで「もっと詳しく知りたい」と回答した方には、個別相談の予約リンクを自動送信。「検討中」と回答した方には、1週間後にフォローアップのコンテンツを配信。この一連の流れを全てシナリオ機能で自動化しておけば、イベント後のホットなタイミングを逃さずにフォローできます。

イベント後って忙しくてフォローを後回しにしがちだけど、自動化なら確実に実行されますもんね。

一度作れば使い回せるんですね。最初だけ頑張って仕組みを作れば、2回目以降はほぼ自動で回る、と。

その通りです。最初の1回に集中して仕組みを作り、2回目以降はその仕組みを微調整しながら運用する。これがイベントマーケティング自動化の王道です。まずは次回のイベントで「申込→自動返信→リマインド」の部分だけでも自動化してみてください。それだけで準備の負担が半分以下になるはずです。