予約管理が楽になる！ケーキ屋のミス防止＆効率化システム構築法

田辺さん、ケーキの予約ミスって具体的にどんなトラブルが起きるんですか？

よくあるのは5つのパターンです。1つ目は「予約の受け漏れ」。電話で受けたのにメモし忘れる。2つ目は「日時の間違い」。12日と21日を書き間違える。3つ目は「仕様の伝達ミス」。名前入りプレートの漢字が違う、フルーツの指定が間違っている。4つ目は「キャパオーバー」。受けすぎて製造が追いつかない。5つ目は「受渡し漏れ」。お客様が来ても商品が準備できていない。

名前入りプレートの漢字間違いは最悪ですね…。お誕生日のケーキでそれをやったら、一生恨まれそう。

まさにその通りで、ケーキの予約ミスは「取り返しがつかない」のが特徴です。洋服のサイズ交換なら後日対応できますが、誕生日は1年に1回しかありません。だからこそ、ミスが起きない仕組みを作ることが重要です。

デジタル化したいけど、パソコンが苦手なオーナーさんも多いですよね。無理なく移行できる方法はありますか？

いきなり全部をデジタル化しなくて大丈夫です。3つのステップで段階的に移行しましょう。

スプレッドシートからスタートするのは安心ですね。まずは紙をやめるところからですね。

はい。スプレッドシートなら、パソコンが苦手でもスマホのアプリで入力・確認ができます。列の項目は「お客様名」「電話番号」「商品名」「サイズ」「デコレーション内容」「受取日時」「支払状況」の7つで十分です。

LINEで予約を受け付けるメリットは何ですか？電話の方が手っ取り早い気もしますが。

最大のメリットは「テキストとして記録が残る」ことです。電話だと聞き間違いや書き間違いが起きますが、LINEならお客様が自分で入力した情報がそのまま残ります。「お名前プレートは"ゆうき"でお願いします」と送ってもらえれば、漢字の間違いも起きません。

なるほど。お客様自身が入力するから、責任の所在も明確になりますね。

加えて、営業時間外でも予約を受けられるのが大きい。ケーキ屋は製造で忙しい時間帯に電話に出られないことも多いですよね。LINEなら24時間受付可能です。ToolsBoxの予約フォーム機能を使えば、商品の選択肢やサイズ、受取日時を選択式にできるので、お客様も入力が楽で、お店側も情報の抜け漏れがなくなります。

自動化っていうと、具体的にどんなことが自動になるんですか？

大きく4つの業務を自動化できます。

リマインド通知は便利ですね！受取り忘れも防げますし、お客様にとっても親切。

受取り忘れは意外と多いんです。特にクリスマスシーズンは予約したことを忘れて取りに来ないお客様が5%ほどいると言われています。前日のリマインドで受取率はほぼ100%に改善できます。

予約管理に使えるツールっていくつかあると思いますが、どう選べばいいんでしょう？

ケーキ屋の予約管理で求められる機能は、「LINE連携」「カスタムフォーム」「リマインド機能」「製造管理との連動」の4つです。ツールLはLINE配信に強いですが予約管理は別ツールが必要になります。ツールEは予約機能がありますが、LINEとの連携がやや弱い。ToolsBoxはLINE上での予約受付から製造管理まで一気通貫で対応できる点が強みです。

一つのツールで完結するのは管理が楽ですよね。複数ツールを使い分けると、それだけでミスの原因になりますし。

おっしゃる通りです。特に少人数で運営しているケーキ屋さんは、管理工数をいかに減らすかが経営の鍵です。システムに任せられることはシステムに任せて、人間はケーキ作りに集中する。これが理想の形です。