少人数でも回る！パン屋さんのスタッフ効率化3ステップ

田辺さん、パン屋さんの効率化と聞くと、何か大がかりなシステムを入れなきゃいけないイメージがあるんですが…。

いえ、最初にやるべきことはもっとシンプルです。まず1日の作業を時系列で書き出すことから始めてください。仕込み開始から閉店後の清掃まで、誰が何をしているのかを15分単位で記録するんです。

私もアパレル店長時代に同じことをやりました！書き出してみると、意外と「この作業、今やる必要あったっけ？」というものが見つかるんですよね。

その通りです。パン屋さんでよくあるのが、ピーク時間帯に接客以外の作業をしているパターンです。たとえば午前10時のピークに在庫チェックをしていたり、レジ周りの掃除をしていたり。これらを閑散時間にずらすだけで、接客の質が上がって客単価も上がります。

パン作りって工程が多いですよね。こね、発酵、成形、焼成…。どこに効率化の余地があるんですか？

一番インパクトが大きいのは仕込みの前倒しです。翌日分の生地を前日に仕込んで冷蔵発酵させる「オーバーナイト製法」を取り入れれば、朝の仕込み時間を大幅に短縮できます。導入したお店では朝の仕込み時間が2時間短縮されたケースもあります。

2時間短縮はすごいですね！その分、開店準備に余裕が生まれますし、スタッフの出勤時間を遅くすることもできますね。

はい。さらにメニューの絞り込みも効果的です。30種類のパンを作っているお店が20種類に絞ったところ、作業効率が上がっただけでなく、一つひとつのクオリティが向上して売上が逆に増えたというケースもあります。全部を自分たちで作らなくても、冷凍生地を活用する選択肢もあります。

製造の効率化はわかりましたが、接客や事務の部分はどうすればいいですか？

ここがまさにツールの出番です。たとえば電話対応を減らすだけでも大きな効果があります。「営業時間は？」「今日のパンは何がありますか？」──こういった問い合わせをLINEの自動応答で処理すれば、スタッフは接客や製造に集中できます。

確かに、電話が鳴るたびに作業の手を止めるのは効率が悪いですよね。でも、LINEの自動応答って設定が難しそう…。

ツールLなどでも基本的な自動応答は設定できますが、ToolsBoxなら「よくある問い合わせ対応」という施策を選ぶだけで、営業時間案内・アクセス案内・本日のおすすめなどの自動応答が一括で設定されます。パン屋さんの場合は「本日焼き上がったパン一覧」を写真付きで送る自動応答も設定できるので、電話対応の80%程度は自動化できます。

それはすごいですね。スタッフが対応しなきゃいけない問い合わせだけが残るわけですから、かなり楽になりそうです。

問い合わせ対応に加えて、予約注文の受付も自動化できます。LINEから商品を選んで予約すると、自動で確認メッセージが届き、前日にはリマインドも送られます。スタッフは毎朝、その日の予約一覧をチェックするだけで済むんです。

紙の台帳やホワイトボードで管理していたお店にとっては、革命的な変化ですね。書き間違いや見落としのリスクもなくなりますし。

はい。少人数で運営しているお店ほど、人がやらなくてもいい作業を仕組みに任せることが重要です。その分の時間を、美味しいパンを作ることに集中していただきたいんです。